Perfekt vorbereitet: Maßnahmen vor dem ersten Arbeitstag
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Ein reibungsloser Einstieg legt den Grundstein für eine langfristige Bindung und erfolgreiche Zusammenarbeit. Kanzleien, die neue Mitarbeiter:innen in den ersten Monaten gezielt unterstützen und ihnen von Anfang an das Gefühl geben, Teil des Teams zu sein, schaffen nicht nur eine angenehme Atmosphäre, sondern stärken auch die Motivation und Leistungsbereitschaft. Damit dies gelingt, ist eine gute Vorbereitung vor dem ersten Arbeitstag unerlässlich.
Preboarding-Phase aktiv gestalten
Die Preboarding-Phase bezeichnet den Zeitraum zwischen der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags und dem ersten Arbeitstag. Halten Sie regelmäßigen Kontakt, z. B. durch E-Mails oder Telefonate, in denen Sie Neuigkeiten aus der Kanzlei mitteilen. Laden Sie die neuen Mitarbeiter:innen zu betrieblichen Veranstaltungen oder Teamevents wie Grillabenden, Weihnachtsfeiern oder Teambuilding-Maßnahmen ein. So lernt der/die neue Mitarbeiter:in das Team schon vor dem ersten Arbeitstag kennen und fühlt sich schneller integriert.
Informationen zur Vorbereitung senden
Versorgen Sie Ihre neuen Mitarbeiter:innen rechtzeitig mit allen wichtigen Informationen, die sie für den ersten Tag benötigen. Dazu gehören neben Startzeit und Anfahrtsinformationen auch eine Liste der mitzubringenden Unterlagen wie Personalausweis, Arbeitsnachweise oder Arbeitsmaterialien. Klarheit sorgt für einen stressfreien Start.
Arbeitsplatz und Ausstattung vorbereiten
Achten Sie darauf, dass der Arbeitsplatz modernen Anforderungen entspricht und sich in der Nähe der betreuenden Kolleg:innen befindet. Achten Sie auf eine vollständige Ausstattung mit PC, Büromaterial und persönlichen Zugangsberechtigungen (z.B. Schlüssel, Ausweise). Alle technischen Systeme (EDV, Softwarelizenzen, E-Mail-Zugang) sollten eingerichtet und betriebsbereit sein, damit es am ersten Tag keine Verzögerungen gibt.
Willkommensgeschenk und Einführungsunterlagen bereitstellen
Ein kleines Begrüßungsgeschenk – wie ein personalisiertes Notizbuch, ein Tablet oder hochwertige Schreibutensilien im Unternehmensdesign – sorgt für einen positiven ersten Eindruck. Eine Mappe mit allen relevanten Informationen zum Unternehmen, zum Ablauf der Einarbeitung und zu wichtigen Ansprechpartner:innen hilft, sich schnell zurechtzufinden.