Erfolgsfaktor Kanzleiteam 
Impulse aus Unternehmens- und Strategieberatung 

Hohe Arbeitsbelastung, Termindruck, Mandatsfristen und Personalmangel – und jetzt auch noch ein Personalgespräch führen? Ja. Denn genau hier entfalten die Mitarbeitendengespräche ihre besondere Stärke: Richtig vorbereitet und wertschätzend geführt, sind Mitarbeitendengespräche ein wirkungsvolles Instrument der Mitarbeitendenbindung, der Leistungssteigerung und der strategischen Personalentwicklung.

Der folgende Beitrag zeigt, wie Führungskräfte in Steuerberatungskanzleien die Mitarbeitendengespräche strukturiert, zielorientiert und effizient gestalten können. Erfahren Sie, welche Inhalte sinnvoll sind und welchen konkreten Mehrwert sie für Kanzlei und Mitarbeitende bieten. Eine praxisnahe Checkliste zur Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung rundet den Beitrag ab.

In den Beiträgen „World‘s Best Boss“ und „Wir halten zusammen!“ wurden zwei Ausprägungen der Mitarbeitendenbindung beleuchtet: die Vorgesetztenbindung und die Teambindung. Das Mitarbeitendengespräch ergänzt eine weitere Dimension: die perspektivische Mitarbeitendenbindung.

Mitarbeitendengespräche als Instrument der perspektivischen Mitarbeitendenbindung

Mitarbeitende wägen – bewusst oder unbewusst – regelmäßig ab: Welche Vorteile bietet mir ein Verbleib in der Kanzlei? Welche Alternativen habe ich? Bietet die Kanzlei mir eine berufliche Entwicklungsperspektive, die zu meinen persönlichen Zielen passt? 

Gerade in der Steuerberatungsbranche, in denen qualifizierte Fachkräfte stark nachgefragt sind, gewinnt die perspektivische Mitarbeitendenbindung enorm an Bedeutung. Wer seinen Mitarbeitenden fachliche Entwicklungs- oder attraktive Karriereperspektiven aufzeigt, stärkt deren Verbundenheit mit der Kanzlei und deren Leistungsbereitschaft.

Mitarbeitendengespräche sind daher weit mehr als Feedbacktermine. Sie sind ein strategisches Führungsinstrument. 

Warum Mitarbeitendengespräche häufig scheitern

In der Praxis werden Mitarbeitendengespräche von Führungskräften wie auch von Mitarbeitenden nicht selten als belastend empfunden. Führungskräften fehlt oftmals im hektischen Kanzleialltag die nötige Zeit für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung. Doch Personalgespräche, denen es an Ernsthaftigkeit, Struktur und Zielklarheit mangelt, werden nicht die gewünschten Effekte erzielen.

Mitarbeitende hingegen verbinden mit früheren Gesprächen möglicherweise Kritik, Unsicherheit oder unangenehme Situationen. Gedanken wie „Was erwartet mich diesmal?“ oder „Wird es wieder so anstrengend?“ sind keine Seltenheit. Damit Mitarbeitendengespräche in Steuerberatungskanzleien ihre bindungswirksame und leistungssteigernde Funktion erfüllen können, braucht es daher einen klaren Rahmen, Transparenz und Verlässlichkeit. 

Anlässe und Inhalte von Mitarbeitendengesprächen

Je nach Zielsetzung unterscheiden sich die Gesprächsformate, etwa Jahresgespräche, Feedbackgespräche, Zielvereinbarungsgespräche, Zielerreichungsgespräche, Personalentwicklungs- und Karrieregespräche.

Insbesondere Personalentwicklungs- und Karrieregespräche sind für Steuerberatungskanzleien von großer strategischer Bedeutung. Ob Fachkarriere (z. B. Spezialisierung auf bestimmte Mandate oder Themen), Führungskarriere oder Projektverantwortung: Entwicklungsperspektiven erhöhen nicht nur Motivation und Engagement, sondern sichern auch die Besetzung strategisch relevanter Positionen.

Die Frage nach der individuellen Entwicklungsbereitschaft und den angestrebten Karrierezielen ist daher fester Bestandteil strukturierter Mitarbeitendengespräche. Bereits das ernsthafte Interesse an der beruflichen Zukunft eines Mitarbeitenden wirkt wertschätzend und bindungsstärkend.

Was ein gutes Mitarbeitendengespräch auszeichnet

Ein professionell geführtes Mitarbeitendengespräch gliedert sich in drei Phasen: Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung.

Eine sorgfältige Vorbereitung ist die Grundlage für ein zielführendes Gespräch. Führungskräfte sollten relevante Informationen zusammentragen, etwa Vereinbarungen aus dem letzten Gespräch, individuelle Leistungsentwicklung, Rückmeldungen von Mandanten und Teamkolleginnen und -kollegen, erfolgte Umsetzung von Personalentwicklungsmaßnahmen sowie bisherige Gehaltsentwicklung.

Ein strukturierter Gesprächsleitfaden, der vorab zur Verfügung gestellt wird, ermöglicht der Führungskraft und dem Mitarbeitenden eine gezielte Vorbereitung und schafft Vertrauen.

Es empfiehlt sich, unterschiedliche Themen, z. B. die Leistungsbewertung und Karriereplanung, bei Bedarf auf separate Termine zu verteilen, um Fokus und Qualität zu sichern.

Entwicklungsperspektiven sichtbar machen

Der Gesprächsrahmen beeinflusst maßgeblich die Gesprächsqualität. Ein ungestörter Raum, ausreichend Zeit (idealerweise 60 bis 90 Minuten) und die volle Aufmerksamkeit der Führungskraft sind zentrale Erfolgsfaktoren. 

Wesentliche Elemente der Durchführung sind beispielsweise ein wertschätzender Einstieg, gemeinsame Reflexion, konstruktives Feedback in beide Richtungen, Klärung von Erwartungen und Definition konkreter Ziele und Maßnahmen. 

Verbindlichkeit schafft Wirkung

Nach dem Gespräch sollte ein kurzes Ergebnisprotokoll erstellt werden, das die wesentlichen Vereinbarungen festhält. Dieses dient als Orientierung für beide Seiten und als Grundlage für das nächste Gespräch. Ein verbindlicher Folgetermin schafft abschließend Kontinuität und signalisiert Verlässlichkeit.

Vereinbarte Maßnahmen, z. B. Fortbildungen oder Verantwortungsübertragungen, sollten zeitnah abgestimmt und umgesetzt werden. In größeren Steuerberatungsgesellschaften empfiehlt sich die Einbindung von Personalmanagerinnen und -manager, um Transparenz und Gleichbehandlung sicherzustellen. 

Mitarbeitendengespräche: Checkliste für Mitarbeitendengespräche in Steuerberatungskanzleien

Vor dem Gespräch:

• Gesprächsanlass und Ziel klar definieren
• Gesprächsleitfaden vorbereiten und vorab versenden
• Leistungs- und Zielerreichungsdaten prüfen
• Rückmeldungen von relevanten Schnittstellen einholen
• Ungestörten Raum und ausreichend Zeit einplanen

Während des Gesprächs:

• Wertschätzend und strukturiert einsteigen
• Aktiv zuhören und offene Fragen stellen
• Feedback konkret und lösungsorientiert formulieren
• Entwicklungswünsche und Karriereperspektiven besprechen
• Klare, realistische Ziele vereinbaren
• Maßnahmen und Verantwortlichkeiten festhalten

Nach dem Gespräch:

• Ergebnisprotokoll zeitnah erstellen
• Maßnahmen priorisieren und anstoßen
• Ggf. Personalmanagement einbeziehen
• Folgetermin verbindlich festlegen
• Vereinbarungen regelmäßig überprüfen 

Fazit: Mitarbeitendengespräche sind ein wirkungsvolles Führungsinstrument

Richtig eingesetzt sind Mitarbeitendengespräche in Steuerberatungskanzleien kein bürokratischer Akt, sondern ein leistungssteigerndes und bindungswirksames Instrument. Sie schaffen Transparenz, stärken Vertrauen, fördern Entwicklung und erhöhen die Neigung qualifizierter Fachkräfte zum Verbleib. 

Gerade in Zeiten von Fachkräftemangel und wachsendem Wettbewerbsdruck können strukturierte Mitarbeitendengespräche den entscheidenden Unterschied machen. Sie verbinden operative Leistungssteuerung mit strategischer Personalentwicklung – und leisten damit einen zentralen Beitrag zur Zukunftssicherung moderner Steuerberatungskanzleien.

Carina Müller, M.Sc. Wirtschaftspsychologie, hat in ihrer langjährigen Tätigkeit als Personalleiterin erlebt, wie entscheidend es ist, moderne Strukturen zu etablieren und Zusammenarbeit konstruktiv zu gestalten. Heute legt sie als Beraterin und Trainerin großen Wert auf praxisnahe Lösungen, die Führung erleichtern, Mitarbeitende motivieren und langfristige Bindung fördern. Mit ihrer Erfahrung verbindet sie fachliche Expertise mit einer ausgeprägten Sensibilität für zwischenmenschliche Dynamiken. Kontakt: https://zielevereinbaren.de/

Gunther Wolf, Diplom-Ökonom und Diplom-Psychologe, ist Experte für Performance Management, mitarbeiterzentriert erfolgsorientierte Unternehmensführung und organische Wachstumsstrategien. Er ist seit 1984 als Führungskräftetrainer sowie zertifizierter Management- und Strategieberater national und international tätig. Zu den wegweisenden Entwicklungen von Gunther Wolf zählen das ZED-Personalmarketingkonzept, die SELIMAB-Methode zur wirtschaftlichkeitsorientierten Dosierung von Mitarbeiterbindungsaktivitäten und das PEA-System zur strategischen Steuerung und Optimierung von Potenzial, Erfolg (Performance) und Arbeitgeberattraktivität von Unternehmen. Der vielfache Buchautor wurde für seinen Managementratgeber "Mitarbeiterbindung - Strategie und Umsetzung im Unternehmen" mit dem Deutschen Managementbuchpreis ausgezeichnet. Kontakt: https://bindung-mitarbeiter.de/ 

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