Erfolgsfaktor Kanzleiteam - Impulse eines Strategieberaters

Fachkräftemangel, Digitalisierung und neue Beratungsfelder erfordern klare Strategien

Wozu eine strategische Personalplanung? Wer als Inhaber:in einer Steuerberatungskanzlei auch künftig erfolgreich sein will, sollte den quantitativen Personalbedarf kennen. Zudem sollte man wissen, welche fachlichen und persönlichen Anforderungen die Mitarbeitenden künftig erfüllen müssen. Die Kenntnis des qualitativen Personalbedarfs hilft enorm dabei, die richtigen Mitarbeitenden zu gewinnen und langfristig zu binden.

Der Fachkräftemangel ist längst keine dunkle Wolke am Horizont mehr, sondern gelebter Alltag in Steuerberatungskanzleien. Wir befinden uns in einem deutlich wahrnehmbaren Arbeitnehmermarkt: Gut ausgebildete Fachkräfte können zwischen mehreren Stellenangeboten wählen, während Kanzleien zunehmend Mühe haben, ihre vakanten Stellen zu besetzen.

Hinzu kommt, dass sich die Anforderungen an Mitarbeitende verändern. Digitalisierung, Automatisierung und neue Beratungsfelder verschieben die Schwerpunkte. In vielen Kanzleien entlasten Softwarelösungen oder KI bereits bei der Bearbeitung von Standardfällen, sodass mehr Zeit für Beratung, Analyse und Mandantenkontakt bleibt. Dadurch werden Kompetenzen gefragt, die über das klassische Fachwissen hinausgehen – etwa Kommunikationsfähigkeit, digitale Affinität oder die Bereitschaft, sich auf Veränderungen einzulassen.

Wie können Kanzleien ihren Personalbedarf realistisch bestimmen?

Mit einer soliden und vorausschauenden Personalplanung kann es gelingen, den künftigen Personalbedarf quantitativ und qualitativ so präzise wie möglich zu ermitteln. Eine strukturierte Personalplanung lässt sich in drei Schritten aufbauen:

1. Analyse der Ist-Situation

Zunächst gilt es, die aktuelle Mitarbeitendenstruktur transparent zu machen. Wer arbeitet bereits in der Kanzlei – Steuerberater:innen, Steuerfachangestellte, Fachwirt:innen, Assistenzen oder Werkstudierende? Welche Arbeitszeitmodelle sind vertreten, welche Verträge laufen in näherer Zukunft aus (z. B. Ruhestand, Elternzeit, Sabbatical)?

Eine einfache Übersicht – etwa in Form eines Stellenplans – verschafft Klarheit: Welche Positionen sind besetzt, welche vakant, welche temporär abgesichert? Erst wenn diese Basis steht, lässt sich sinnvoll weiterplanen.

2. Definition der Anforderungen

Im zweiten Schritt geht es um die qualitative Seite der Bedarfsplanung: Welche Aufgaben müssen heute und in Zukunft abgedeckt werden? Hier sollte zwischen fachlichen Qualifikationen (z. B. Bilanzierung, Lohnbuchhaltung, internationales Steuerrecht), Erfahrungen (z. B. Umgang mit Mandanten, Branchenkenntnisse) und Soft Skills (z. B. Kommunikationsfähigkeit, Teamorientierung, Lernbereitschaft) unterschieden werden.

Eine wichtige Frage lautet dabei: Brauche ich zwingend eine ausgebildete Fachkraft – oder kann ich bestimmte Aufgaben auch an Quereinsteiger:innen vergeben, die durch gezielte Einarbeitung oder Weiterbildung schnell einsatzfähig werden?

Beispiel: Während für die Erstellung komplexer Jahresabschlüsse zwingend Fachwissen erforderlich ist, können Aufgaben wie Vorbereitungen in der Finanzbuchhaltung, Digitalisierung von Belegen oder organisatorische Tätigkeiten auch durch Mitarbeitende ohne klassischen Steuerhintergrund übernommen werden.

Gleichzeitig sollte die Kanzlei die eigenen Mandanten im Blick haben: Gibt es einen Schwerpunkt, für den spezielles Wissen gebraucht wird – etwa Gesundheitswesen, Handwerk oder internationale Steuerfragen? Oder verschiebt sich der Bedarf künftig, weil neue Mandate hinzukommen?

3. Abgleich von Ist und Soll

Durch die Gegenüberstellung der vorhandenen Mitarbeitenden und der ermittelten Anforderungen wird sichtbar, wo echte Lücken bestehen. Dabei geht es allerdings nicht nur um erforderliche Neueinstellungen, sondern auch um sinnvolle Personalentwicklung: Welche Fähigkeiten lassen sich durch Weiterbildung aufbauen? Wer kann mittelfristig mehr Verantwortung übernehmen?

Wichtig ist, nicht nur an die kurzfristige Besetzung von Stellen zu denken, sondern auch eine Perspektive für die nächsten Jahre einzubauen. So vermeiden Kanzleien Über- oder Unterbesetzungen. Denn zu viele Neueinstellungen binden unnötig Kosten und können im Ernstfall auch zu Imageschäden führen, wenn später Stellen wieder gestrichen werden müssen.

Fazit: Regelmäßiges Planen bringt Erfolg

Personalplanung in Steuerkanzleien ist kein einmaliges Projekt, sondern ein fortlaufender Prozess. Wer regelmäßig prüft, welche Kompetenzen vorhanden sind und welche wirklich benötigt werden, kann flexibel reagieren – sei es auf neue Mandanten, veränderte Marktbedingungen oder technologische Entwicklungen.

Hierbei spielt das Thema Mitarbeitendenbindung eine große Rolle und sollte in dem Kontext ebenfalls berücksichtigt werden. Denn Klarheit über den Personalbedarf schafft nicht nur ein Höchstmaß an Sicherheit bei Personalsuche und Personalentwicklung. Sie ist zugleich ein wichtiges Signal für Mitarbeitende und Bewerbende: Diese Kanzlei agiert planvoll, weiß, was sie braucht, und bietet ihren Mitarbeitenden eine ebenso klare wie bindungswirksame Perspektive.

Gunther Wolf, Diplom-Ökonom und Diplom-Psychologe, ist Experte für Performance Management, mitarbeiterzentriert erfolgsorientierte Unternehmensführung und organische Wachstumsstrategien. Er ist seit 1984 als Führungskräftetrainer sowie zertifizierter Management- und Strategieberater national und international tätig. Zu den wegweisenden Entwicklungen von Gunther Wolf zählen das ZED-Personalmarketingkonzept, die SELIMAB-Methode zur wirtschaftlichkeitsorientierten Dosierung von Mitarbeiterbindungsaktivitäten und das PEA-System zur strategischen Steuerung und Optimierung von Potenzial, Erfolg (Performance) und Arbeitgeberattraktivität von Unternehmen. Der vielfache Buchautor wurde für seinen Managementratgeber „Mitarbeiterbindung – Strategie und Umsetzung im Unternehmen“ mit dem Deutschen Managementbuchpreis ausgezeichnet. Kontakt: bindung-mitarbeiter.de

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