In großen Kanzleien gibt es für das Personal eine eigene Abteilung. In einer kleinen Kanzlei gibt es meist eine Person, auf deren Schreibtisch am Ende alles landet. Tanja Groß führt in Frankfurt eine Kanzlei mit zehn Mitarbeitenden in Voll- und Teilzeit. Gegründet hat sie mit 28, aus dem heimischen Arbeitszimmer heraus, frisch nach der Schwangerschaft und ohne vorher je eine Führungsrolle gehabt zu haben. 

Wie also stemmt man Personalführung, wenn es niemanden gibt, an den man sie abgeben kann? Ihre Antworten zeigen: Es geht nicht nur ohne Abteilung. Manchmal geht es gerade deshalb besonders gut. 

Wie lernt man Führung, wenn es niemand vormacht? 

Bei Tanja Groß lautet die ehrliche Antwort: Learning by Doing. Eine Schablone hatte sie nie, dafür eine ungewöhnliche Vorgeschichte. Bevor sie 2004 mit 27 ihr Steuerberaterexamen ablegte, arbeitete sie jahrelang als Steuerfachangestellte und Steuerfachwirtin, einmal in einer kleinen Kanzlei bei zwei Berufsträgern, einmal bei PwC. Zwei Welten, die unterschiedlicher kaum sein könnten, und sie hat in beide hineinschnuppern dürfen. Aus der einen kannte sie die persönliche, fast familiäre Nähe, aus der anderen die durchstrukturierten Abläufe eines großen Hauses. Beides hat sie mitgenommen, als sie selbst Chefin wurde. 

Ihr wichtigstes Werkzeug aber ist bis heute der Perspektivwechsel. Sie fragt sich immer wieder, was sie als Angestellte selbst gebraucht hätte. Wo hätte ich mich damals gerne besser abgeholt gefühlt? Diese eine Frage, sagt sie, beantworte erstaunlich viele Führungsentscheidungen fast von allein. 

Und sie hat sich von Beginn an ein Versprechen gegeben: Jeder, der hier arbeitet, soll gerne ins Büro kommen. Das ist keine Marketingfloskel, sondern die Leitlinie, an der bis heute alles gemessen wird. 

Wie funktioniert HR ganz ohne HR? 

Jedes Thema muss man sich zuerst selbst aneignen. Daran führt kein Weg vorbei, das sagt die Interviewte ganz nüchtern. Doch in einem funktionierenden Team verteilt sich danach vieles von allein. Das Onboarding etwa läuft ausschließlich im Team. Niemand wird vorne hingesetzt und sich selbst überlassen, alle packen mit an, wenn jemand Neues kommt. 

Jahresgespräche führt die Kanzlei zwar, aber ihren eigentlichen Vorteil sieht  Tanja Groß woanders. Man ist ohnehin permanent im Austausch. Genau diese ständige Kommunikation sorgt dafür, dass sich das Team schneller weiterentwickelt, als es ein feierlicher Jahrestermin je könnte. Entwicklung passiert hier nebenbei, jeden Tag, statt einmal pro Jahr im Konferenzraum. 

Und Konflikte? Die gibt es auch, alles andere wäre gelogen. Das Learning daraus klingt simpel, ist es aber nicht: Schnell reagieren und feinfühlig bleiben für die Menschen, mit denen man arbeitet. Vieles wird in erster Instanz untereinander geklärt, ohne dass die Chefin überhaupt eingreifen muss. Doch Tanja Groß macht keinen Hehl daraus, dass sie sich Hilfe von außen holen würde, sollte es allein nicht mehr gehen. Gerade in einem kleinen Team sind Konflikte wahnsinnig störend und belastend, sie fressen sich schnell durch das ganze Gefüge. Lieber früh und offen ansprechen, als lange schwelen lassen. 

Besonders schön zu beobachten sei, wie das Team Urlaube selbst organisiert. Die Kolleginnen und Kollegen stimmen sich untereinander ab und achten sogar darauf, dass niemand allein im Büro sitzt. Steuern muss  Frau Groß das nicht, sie muss nur den Rahmen schaffen, in dem so etwas selbstverständlich wird. 

Ausgelagert wird nichts. Die Prozesse sind im Griff, und bei dieser Teamgröße wäre Outsourcing für sie nicht nur unnötig, sondern es würde sich eher nach Ausweichen anfühlen. 

Wie gewinnt man Mitarbeitende ohne Recruiting-Abteilung? 

Vieles läuft über Empfehlungen, ganz klassisch von Mund zu Mund. Daneben hat aber auch Social Media überraschend gut funktioniert, was man einer kleinen Kanzlei nicht unbedingt zutrauen würde. Entscheidend ist für Frau Groß ohnehin ein anderer Punkt: Sie braucht Menschen, die wirklich zur Kanzlei passen. Fachliches lässt sich vieles nachlernen, aber der menschliche Fit muss von Anfang an stimmen. 

Bemerkenswert ist ihre Haltung zur Auslastung, denn sie unterscheidet sie von vielen Kanzleien ihrer Größe. Tanja Groß reagiert lieber zu früh, als ihr Team an die Belastungsgrenze zu bringen. Seit 2017 gibt es bei ihr keine Überstunden mehr, und das ist eine bewusste Entscheidung. Niemand soll abends im Büro sitzen, wenn es sich vermeiden lässt. Zeichnet sich ab, dass die Arbeit zu viel wird, stellt sie lieber rechtzeitig jemanden ein, statt das vorhandene Team auszupressen. Diese Vorsicht kostet kurzfristig Geld und zahlt sich langfristig in Loyalität aus. 

Wie bleibt eine kleine Kanzlei zukunftsfähig? 

Wachstum ist für Tanja Groß kein Selbstzweck. Größer werden um jeden Preis, ist ausdrücklich kein Ziel. 

Stattdessen will sie das, was sie tut, einfach richtig gut machen, und dazu gehört, Prozesse laufend anzupassen und digital auf dem aktuellen Stand zu bleiben. Als Arbeitgeberin, sagt sie, sei sie nur attraktiv, wenn sie mit der Zeit gehe. Der Antrieb kommt dabei längst nicht nur von ihr selbst, das Team will die Digitalisierung mittlerweile genauso. Eine Kollegin war bei ihrem Einstieg ganz verdutzt, dass die Schränke leer sind, weil so gut wie alles digital abgelegt wird. 

Einen Grundsatz betont Frau Groß dabei besonders: Digitalisierung ohne Prozessanpassung funktioniert nicht. Man kann kein Tool einfach über bestehende Abläufe legen und hoffen, dass es schon passt. Jeder Prozess muss mitgedacht und oft neu gebaut werden. Und wenn sie eine Veränderung einmal angestoßen hat, zieht sie sie auch konsequent durch, halbe Sachen sind nicht ihr Stil. 

Was hält die Menschen langfristig? 

Den einen großen Hebel für Mitarbeiterbindung gibt es nicht, und Sie tut auch gar nicht erst so, als hätte sie ein Geheimrezept. Es sind viele kleine Dinge, die zusammen etwas ergeben. Auffällig ist, dass sie konsequent von „wir“ spricht und nicht von „ich“. Das Umfeld, das wertschätzend ist, schaffe das Team gemeinsam, nicht sie allein. Als faire Chefin werde sie wahrgenommen, das gibt ihr das Team zurück. 

Man kennt sich gut in dieser Kanzlei. Man merkt voneinander, ob es jemandem gerade gut geht oder eben nicht, und dann wird unterstützt, wo es geht, auch in persönlichen Krisen. Neben allen Prozessen, allen Tools und Richtlinien, müsse man eben auch einfach Mensch sein. Zuhören. Helfen, wo Bedarf ist. Egal, was kommt, darauf legt sie Wert: Auf sie können sich die Kolleginnen und Kollegen verlassen. Vielleicht ist es am Ende genau diese Verlässlichkeit, die in einem so kleinen Team mehr wiegt als jedes Benefit-Programm. 

Welchen Rat gibt sie jungen GründerInnen? 

Wer eine Kanzlei aufbaut und denkt, Führung und Personal liefen schon irgendwie nebenher mit, den möchte Tanja Groß freundlich vorwarnen. Führung kommt schneller, als man denkt. Saubere Prozesse gehören von Anfang an aufgebaut, nicht erst dann, wenn das Chaos schon da ist. Und Mitarbeiterführung darf eben nicht beiläufig passieren, es braucht klare Regeln für Führung und Kommunikation. In ihrer Kanzlei ist all das schriftlich festgehalten, von den Prozessen bis zu den Kommunikationsrichtlinien. 

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