Ausbildung kann mehr als nur Fachwissen

Es beginnt manchmal mit einer scheinbar einfachen Frage: Was ziehe ich eigentlich zu einem Mandantentermin an? Für Auszubildende ist vieles, was für erfahrene Kanzleimitarbeitende selbstverständlich ist, zunächst Neuland. Vom richtigen Umgang mit E-Mails über den Umgang mit Kritik bis hin zu Pünktlichkeit, Zuverlässigkeit und eigenständigem Arbeiten: Vieles, was im späteren Berufsleben erwartet wird, muss erst einmal gelernt werden.

Andrea Schwietzer, Ausbildungsleiterin bei Butenschön und Partner in Berlin, erlebt täglich, wie junge Menschen ihren Weg vom Schulalltag in die Berufswelt finden. Sie ist überzeugt: Gute Ausbildung bedeutet nicht nur, Fachwissen zu vermitteln. Es geht auch darum, junge Menschen Schritt für Schritt auf die Arbeitswelt vorzubereiten – und ihnen dabei Sicherheit und Vertrauen zu geben.

GEMEINSAM handeln: Frau Schwietzer, welche Herausforderungen stellen sich bei Ihnen vorrangig, wenn neue Azubis in der Kanzlei starten? 

Andrea Schwietzer: Ich glaube, für viele Auszubildende ist der Wechsel vom Schulleben in den Arbeitsalltag zunächst die größte Herausforderung. Acht Stunden konzentriert zu arbeiten und gleichzeitig unzählige neue Eindrücke, Abläufe und Fachbegriffe aufzunehmen, ist eine große Umstellung. Dazu kommt: Die Jugendlichen lernen eine völlig neue Umgebung kennen. Sie treffen auf ihre Berufsschulklasse, auf “erwachsene” Kolleginnen und Kollegen und natürlich auch auf die Kanzleiinhaber. Das kann gerade am Anfang ganz schön aufregend sein. Deshalb finde ich es wichtig, ihnen Zeit zu geben, anzukommen. Sie müssen nicht am ersten Tag alles können. Zunächst geht es darum, Orientierung und Sicherheit zu gewinnen. Darauf lässt sich dann Schritt für Schritt aufbauen. 

GEMEINSAM handeln: Welche Soft Skills darf man bei jungen Menschen erwarten – und welche noch nicht? 

Schwietzer: Ich erwarte einen respektvollen Umgang miteinander, Zuverlässigkeit, grundlegende Kommunikationsfähigkeit und vor allem Lernbereitschaft. Was man dagegen nicht selbstverständlich voraussetzen kann, sind Fähigkeiten wie Selbstorganisation, Prioritätensetzung oder eine realistische Einschätzung des eigenen Zeitaufwands. Auch dass jemand eine Aufgabe beim ersten Mal vollständig selbstständig erledigt, ist nicht unbedingt zu erwarten. Das sind Fähigkeiten, die sich entwickeln. Und genau dabei sehe ich auch eine Aufgabe der Ausbilder: nicht nur zu sagen, was noch nicht funktioniert, sondern zu zeigen, wie es besser gehen kann. 

GEMEINSAM handeln: Der Arbeitsalltag in der Kanzlei und der Kontakt zu Mandantinnen und Mandanten sind stark von Kommunikation geprägt. Worauf sollten Ausbildungsverantwortliche achten? 

Schwietzer: Kommunikation ist für mich eines der wichtigsten Themen überhaupt. Ich halte eine offene, ehrliche, wertschätzende und respektvolle Kommunikation gepaart mit höflichen Umgangsformen für die Grundlage einer zielgerichteten Ausbildung. Eine Ausbildung “von oben herab” funktioniert aus meiner Sicht nicht. Gerade junge Menschen brauchen am Anfang Orientierung, klare Erwartungen und gleichzeitig das Gefühl, dass sie Fragen stellen dürfen. Dazu gehört auch positives Feedback. Wenn Auszubildende merken, dass ihre Fortschritte gesehen und wertgeschätzt werden, stärkt das aus meiner Erfahrung nicht nur ihr Selbstvertrauen, sondern auch ihre Motivation. 

GEMEINSAM handeln: Auf beiden Seiten treffen unterschiedliche Generationen aufeinander. Pünktlichkeit, Ordnung oder Selbstbewusstsein werden möglicherweise unterschiedlich bewertet. Wie entsteht der richtige “Vibe”? 

Schwietzer: Für mich ist eine Mischung aus Verständnis und Verbindlichkeit entscheidend. Ich glaube, dass man Jugendlichen heute häufiger erklären muss, warum bestimmte Regeln und Erwartungen wichtig sind. Warum ist Pünktlichkeit relevant? Warum muss eine Arbeit nachvollziehbar dokumentiert werden? Warum sollte man sich melden, wenn man eine Aufgabe nicht rechtzeitig schafft? Wenn junge Menschen den Sinn hinter einer Regel verstehen, können sie sie meist viel besser nachvollziehen und umsetzen. 

Das bedeutet aber nicht, dass alles verhandelbar ist. Es braucht klare Regeln und Verbindlichkeit. Gute Ausbildung heißt für mich deshalb beides: Verständnis für die Perspektive der jungen Menschen – und gleichzeitig klare Erwartungen. 

GEMEINSAM handeln: Haben Sie feste Formate in der Kanzlei – zum Beispiel regelmäßige Feedbackgespräche oder kleine Trainings –, um Soft Skills zu vermitteln?

Schwietzer: Ja. Wir führen regelmäßige Jour-fixe-Termine und größere Feedbackgespräche mit unseren Auszubildenden. Zusätzlich gibt regelmäßige Team-Meetings oder Workshops, in dem wir neben organisatorischen Themen auch ganz bewusst Fragen aus dem Arbeitsalltag aufgreifen. Zum Beispiel: Wie gebe und nehme ich Feedback? Wie führe ich ein Gesprächsprotokoll? Wie kann ich meinen Arbeitsalltag besser organisieren? Mir ist dabei wichtig, dass Soft Skills nicht als theoretisches Zusatzprogramm neben der Ausbildung stehen. Sie sollten möglichst dort vermittelt werden, wo sie tatsächlich gebraucht werden – mitten im Arbeitsalltag. 

GEMEINSAM handeln: Die Ausbildung in einer Steuerkanzlei muss natürlich vor allem fachliche Kompetenz vermitteln. Welchen Stellenwert sollten Soft Skills daneben haben?

Schwietzer: Der Kern der Ausbildung bleibt selbstverständlich die fachliche Kompetenz. Unsere Auszubildenden sollen das steuerliche Handwerkszeug lernen und zu guten Fachkräften werden. Aber Fachwissen allein reicht im Berufsalltag nicht aus. Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein, Kommunikationsfähigkeit, Teamfähigkeit und ein gutes Zeitmanagement sind genauso wichtig. Schließlich arbeitet man in einer Steuerkanzlei nicht nur mit Zahlen und Fachthemen. Man arbeitet mit Menschen: mit Kolleginnen und Kollegen ebenso wie mit Mandantinnen und Mandanten. Deshalb sollten Soft Skills aus meiner Sicht kein “Extra” der Ausbildung sein. Sie gehören ganz selbstverständlich dazu. 

GEMEINSAM handeln: Was empfehlen Sie anderen Ausbilderinnen und Ausbildern, die beim Thema Soft Skills anfangen möchten? 

Schwietzer: Ich würde mit der Kommunikation beginnen. Sie spielt eigentlich überall eine Rolle und ist die Grundlage für eine gute und vertrauensvolle Zusammenarbeit. Dabei muss man gar nicht unbedingt ein großes Trainingsprogramm aufsetzen. Oft liegen die besten Lerngelegenheiten direkt im Alltag: Wie spreche ich einen Fehler an? Wie höre ich richtig zu? Wie gebe ich konstruktives Feedback? Und vor allem: Wie schaffe ich eine Atmosphäre, in der sich ein junger Mensch traut, Fragen zu stellen? 

Für mich beginnt die Vermittlung von Soft Skills deshalb vor allem damit, sie selbst vorzuleben. Denn Auszubildende lernen nicht nur aus dem, was wir ihnen sagen. Sie lernen mindestens genauso viel daraus, wie wir ihnen begegnen. 

GEMEINSAM handeln: Zum Abschluss: Was macht für Sie eine gute Ausbildung aus? 

Schwietzer: Eine gute Ausbildung bedeutet für mich, junge Menschen fachlich fit zu machen und sie gleichzeitig dabei zu unterstützen, ihren Platz im Berufsleben zu finden. Dazu gehört, ihnen etwas zuzutrauen, ihnen aber auch Orientierung zu geben. Fehler zuzulassen, ohne Verbindlichkeit aufzugeben. Und immer wieder zu erklären, warum bestimmte Dinge wichtig sind. Wenn am Ende einer Ausbildung aus einem Jugendlichen eine fachlich gute, selbstständige und verantwortungsbewusste Kollegin oder ein Kollege geworden ist, der sich in der Kanzlei sicher bewegt und weiß, wie man mit anderen Menschen gut zusammenarbeitet, dann haben wir aus meiner Sicht vieles richtig gemacht.

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