Ausbilden? Na klar! – So machen Sie Ihre Kanzlei Azubi-fit

„Ausbildung ist nicht nur etwas für große Kanzleien“, findet Andrea Kleinhenn, Steuerberaterin und Expertin für Ausbildung und Praktika bei der J+P Gruppe in Hessen. „Auch kleinere Kanzleien können eine erfolgreiche und wertvolle Ausbildung bieten, die sowohl Auszubildenden als auch der Kanzlei selbst zugutekommt.“ 

Ob Groß, ob Klein,  alle können erfolgreich sein!

„Es kommt auf die Anzahl der Auszubildenden im Verhältnis zur Anzahl der Fachkräfte an. Ein bis zwei Fachkräfte sollten für jeden/jede Auszubildende:n zur Verfügung stehen“, findet Andrea Kleinhenn. 

Es ist wichtig, dass Auszubildende feste Ansprechpartner:innen, die sogenannten Ausbildungsbeauftragten, haben, die unterstützend zur Seite stehen. Dies fördert nicht nur die persönliche Entwicklung, sondern sorgt auch dafür, dass Unsicherheiten schnell geklärt werden können. Ausbilder:innen und Ausbildungsbeauftragte sollten über entsprechende Kenntnisse in den einzelnen Bereichen der Ausbildung verfügen. 

Wenn eine Steuerkanzlei diese Anforderungen erfüllt, kann sie grundsätzlich junge Menschen zu kompetenten Steuerfachangestellten ausbilden. Dafür gibt es aber wichtige Voraussetzungen. Andrea Kleinhenn hat sie für uns zusammengefasst:

Planvoll ausbilden! 

Eine klare und strukturierte Planung der Ausbildungsinhalte hilft, den Auszubildenden einen Überblick über ihre Lernziele und -fortschritte zu geben. Als Grundlage dient der Ausbildungsrahmenplan, der an die Lernfelder des theoretischen Unterrichts der Berufsschule angepasst ist. Ein regelmäßiger innerbetrieblicher Unterricht kann hilfreich sein, um den Lernstand zu überprüfen und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen.

Um eine qualitativ hochwertige Ausbildung zu gewährleisten, gehört der Zugang zu Fachliteratur, zu Software und gegebenenfalls zu Online-Plattformen natürlich unbedingt dazu.

Teamwork makes the Dream work

Wichtig ist, dass Auszubildende feste Bezugspersonen haben. Dazu zählen in der Regel die ausbildenden Kolleginnen und Kollegen und die Mitarbeitenden, die für die fachliche Anleitung und die Planung der Ausbildung verantwortlich sind (Ausbildungsbeauftragte). 

Das Team kann die Ausbildungsbegleitung auch gemeinschaftlich übernehmen. Das ist sogar sinnvoll, da die Ausbildung aus verschiedenen Lerninhalten besteht und Auszubildende daher unterschiedliche Bereiche einer Kanzlei kennenlernen sollen. So werden Auszubildende automatisch ins Team integriert, können von den verschiedenen Persönlichkeiten und Lern- bzw. Aufgabengebieten profitieren und ein Gefühl der Zugehörigkeit entwickeln. Dabei sollten Aufgaben und Verantwortlichkeiten klar verteilt sein. Ein Umfeld, in dem die Auszubildenden Fragen stellen können und ihre Ausbildungsbeauftragten Zeit für sie haben, fördert das Lernen und die persönliche Entwicklung des Auszubildenden.

Auch die beteiligten Mitarbeitenden müssen auf die neue Aufgabe vorbereitet werden. Schließlich kommen neue Herausforderungen auf sie zu. Sinnvoll sind Lehrgänge zur Vorbereitung (z.B. „Ausbildung der Ausbilder:innen“), die bereits an vielen Orten angeboten werden. Dort werden Kanzleien zum Thema Ausbildung geschult, um Auszubildende optimal begleiten zu können. 

Reden hilft 

Kommunizieren Sie von Anfang an die Erwartungen an Auszubildende, sowohl in Bezug auf die Aufgaben als auch auf das Verhalten in der Kanzlei. Klare Ziele helfen, Missverständnisse zu vermeiden.

Auszubildende sollten außerdem regelmäßige Rückmeldungen zu ihrer Leistung erhalten. Dies fördert die persönliche und berufliche Entwicklung.

Wichtig: Auch die Ausbildungsbeauftragten sollten klare Informationen über ihre Aufgaben und die an sie gestellten Erwartungen erhalten. „Es sollten regelmäßige Meetings mit den Ausbildungsbeauftragten stattfinden, um Erfahrungen auszutauschen und eventuell Anpassungen oder Verbesserungen in der praktischen Ausbildung bzw. am internen Ausbildungsrahmenplan vornehmen zu können“, rät Andrea Kleinhenn. „Konstruktives Feedback hilft, die Ausbildung kontinuierlich zu verbessern und die Zusammenarbeit zu stärken.“

Die Vorbereitungen müssen ein Jahr vor dem Start beginnen

Es ist empfehlenswert, frühzeitig mit den Vorbereitungen zu beginnen, um Ihre Kanzlei "Azubi-fit" zu machen. Idealerweise fangen Sie ein Jahr vor dem geplanten Ausbildungsbeginn an, da zu dieser Zeit die ersten Bewerbungen eingehen. Das gibt Ihnen ausreichend Zeit, um alle notwendigen Maßnahmen zu ergreifen und sicherzustellen, dass die Kanzlei gut vorbereitet ist.

Checkliste zur Vorbereitung auf die Ausbildung: 

• Erstellung eines strukturierten Ausbildungsplans (orientiert am Ausbildungsrahmenplan der Steuerberaterkammer)
• Ausbildungsbeauftragte und Ausbilder:innen festlegen
• Eventuell: Fortbildung der Ausbildungsbeauftragten und der Ausbilder:innen
• Ausstattung des Arbeitsplatzes und der Lernmaterialien
• Vorbereitung eines Einarbeitungsplans für die ersten Wochen (lesen Sie hierzu auch unseren Beitrag zum Thema Onboarding)

Tipp: Azubis nach und nach Verantwortung übertragen

Um eine umfassende Ausbildung zu gewährleisten, sollten den Auszubildenden nach und nach Aufgaben und Verantwortlichkeiten übertragen werden. Dies ermöglicht es ihnen, unterschiedliche Bereiche der Kanzlei kennenzulernen und praktische Erfahrungen zu sammeln. Auch hier kann der Ausbildungsrahmenplan als Orientierungshilfe genutzt werden. 

Ein paar Monate nach dem Beginn der Ausbildung können Auszubildende eigenständig Finanzbuchhaltungen erstellen – natürlich immer unter dem prüfenden Blick der Ausbildungsbeauftragen. Des Weiteren können sie sich eigenständig strukturieren, Verwaltungsaufgaben mit übernehmen sowie Vorgänge bearbeiten und dokumentieren. Im zweiten Ausbildungsjahr werden Auszubildende mit der Erstellung von Einkommensteuererklärungen sowie der Bearbeitung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen der Mandanten vertraut gemacht, die nach ca. drei Monaten eigenständig erledigen werden können. Der Posteingang und -ausgang ist für Auszubildende im zweiten Ausbildungsjahr keine große Hürde mehr.

Durch diese Maßnahmen können Sie alle Beteiligten gut auf die Ausbildung vorbereiten und die Voraussetzung für eine erfolgreiche Ausbildung schaffen.

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