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Werkstudierende in Steuerkanzleien:

Nachwuchsförderung mit Zukunft

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Eine vielversprechende Lösung, dem Fachkräftemangel entgegenzuwirken, ist der Einsatz von Werkstudierenden. Diese jungen Talente können kurzfristig dazu beitragen, das Arbeitsaufkommen in der Kanzlei zu bewältigen. Gelingt es dabei, sie an die Kanzlei zu binden, stehen sie möglicherweise langfristig als bereits gut eingearbeitete Fachkräfte zur Verfügung.

Warum Werkstudierende? 

Studierende bringen aktuelles Fachwissen mit und bereichern die Kanzlei durch frische Perspektiven. Sie können sowohl alltägliche Aufgaben wie die Bearbeitung von Buchhaltungsunterlagen übernehmen als auch aktiv an herausfordernden Projekten mitwirken. Durch ihre Arbeit in der Kanzlei sammeln sie praxisnahe Erfahrungen, die sie zu kompetenten Nachwuchskräften entwickeln. Gleichzeitig können Kanzleien Talente frühzeitig identifizieren und für eine langfristige Zusammenarbeit begeistern. 

Ein weiterer Vorteil liegt in der Flexibilität der Werkstudierenden: Während der Vorlesungszeit arbeiten sie in Teilzeit (bis zu 20 Stunden pro Woche), in den Semesterferien können sie ihre Arbeitszeit auf Vollzeit ausdehnen. Dabei ist es wichtig, die rechtlichen Rahmenbedingungen wie maximale Arbeitszeiten und den versicherungsrechtlichen Status zu berücksichtigen.

Aufgaben und Einsatzbereiche 

Die Einbindung von Werkstudierenden in den Kanzleialltag bietet zahlreiche Möglichkeiten:

• Unterstützung bei der Finanz- und Lohnbuchhaltung: Werkstudierende können unter Anleitung bei der Bearbeitung von Buchhaltungsaufgaben helfen.
• Erstellung von Steuererklärungen: Durch gezielte Anleitung können Werkstudierende erste Einblicke in die Erstellung von Steuererklärungen gewinnen.
• Projektarbeit: Die Einbindung in laufende Projekte oder die Übertragung kleinerer eigenverantwortlicher Themen fördert Kreativität und Eigeninitiative.
• Digitale Transformation: Werkstudierende bringen oft wertvolles Wissen über moderne Softwaretools und digitale Lösungen mit.

Vorbereitung und Onboarding

Eine erfolgreiche Integration beginnt mit der Vorbereitung. Stellen Sie sicher, dass Werkstudierende eine strukturierte Einarbeitung erhalten. Dies umfasst:

• Arbeitsplatz und technische Ausstattung: Dazu gehört die Bereitstellung von Infrastruktur, einschließlich voll ausgestatteter Arbeitsplätze und technischem Zugang, um eine produktive Arbeitsumgebung zu gewährleisten: Sorgen Sie für einen voll ausgestatteten Arbeitsplatz mit Zugang zu relevanter Software und Ressourcen.
• Onboarding-Prozess: Begrüßen Sie Werkstudierende mit einer Einführungsveranstaltung, stellen Sie ihnen Handbücher zur Verfügung und planen Sie regelmäßige Feedbackgespräche. Alle Tipps und Tricks erhalten Sie in der Checkliste für den perfekten Einstieg neuer Mitarbeiter:innen
• Mentoring: Ernennen Sie einen erfahrenen Mitarbeiter als Mentor, der den Werkstudierenden als Ansprechpartner dient und bei fachlichen sowie organisatorischen Fragen unterstützt.

Rechtliche und organisatorische Rahmenbedingungen

Die Anstellung von Werkstudierenden erfordert die Einhaltung bestimmter rechtlicher Vorgaben:
• Arbeitszeit: Maximal 20 Stunden pro Woche während der Vorlesungszeit, in den Semesterferien bis zu 40 Stunden pro Woche.
• Vergütung: Werkstudierende sollten angemessen vergütet werden. Eine faire Entlohnung steigert die Motivation und Bindung.
• Vertragliche Regelungen: Ein klar formulierter Arbeitsvertrag ist essenziell. Dieser sollte Arbeitszeiten, Vergütung, Aufgabenbereiche und Kündigungsbedingungen regeln.

Vorteile für Ihre Kanzlei

Die Einstellung von Werkstudierenden bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Zusätzlich zur Entlastung des Teams sollten Kanzleien darauf achten, durch gezielte Schulungen und die Bereitstellung von Checklisten die Entwicklung und Effektivität der Werkstudierenden zu fördern:

1. Fachkräftesicherung: Sie können Talente frühzeitig für Ihre Kanzlei gewinnen.
2. Entlastung des Teams: Werkstudierende unterstützen bei der Bewältigung des Arbeitsaufkommens.
3. Innovationspotenzial: Frische Ideen und aktuelles Fachwissen bereichern Ihre Kanzlei.
4. Imagegewinn: Die Förderung von Nachwuchskräften zeigt Ihr Engagement als attraktiver Arbeitgeber.

Fazit: Jetzt aktiv werden!

Die Integration von Werkstudierenden bietet eine Win-Win-Situation: Sie gewinnen motivierte Nachwuchskräfte, die nicht nur Ihre Kanzlei entlasten, sondern auch langfristig zur Fachkräftesicherung beitragen. Nutzen Sie diese Chance und schaffen Sie strukturierte Programme, die den Werkstudierenden eine optimale Lernerfahrung bieten und gleichzeitig die Bedürfnisse Ihrer Kanzlei berücksichtigen. 

Mehr dazu erfahren Sie auch in folgendem Leitfaden für Kanzleien zum Einsatz von Werkstudierenden und Praktikanten. Der Leitfaden ist als Gemeinschaftsprojekt der Steuerberaterkammer Niedersachsen und DATEV entstanden und darf Ihnen mit freundlicher Genehmigung der Steuerberaterkammer Niedersachsen zur Verfügung gestellt werden.  

Zum Leitfaden für Kanzleien zum Einsatz von Werkstudierenden und Praktikanten

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